Politique commerciale éthique

Nous recherchons l’excellence dans tous les aspects de notre activité. Nous pensons qu’il est de notre responsabilité d’adhérer aux normes les plus élevées en matière de comportement et de soins. Nous sommes conscients de nos responsabilités en tant qu’entreprise internationale et nous nous efforçons de fixer, d’encourager et de maintenir les normes les plus élevées en matière de responsabilité d’entreprise dans tout ce que nous faisons dans le cadre de nos activités. Nous pensons qu’il s’agit non seulement d’une bonne décision commerciale, mais aussi d’un moyen d’améliorer nos relations de travail avec nos clients, nos fournisseurs, nos collègues et la communauté qui nous entoure.

Objectifs
Cette politique vise à définir la manière dont nous exerçons nos activités. Nous reconnaissons qu’il n’est pas possible de produire un ensemble de normes couvrant toutes les situations que nous pouvons rencontrer dans le cadre de nos activités. En revanche, cette politique fournira le cadre dans lequel nous attendons de nos collaborateurs qu’ils agissent et des indications sur ce qui peut être acceptable ou non. Lorsqu’une situation particulière est clairement en contradiction avec notre éthique en tant qu’entreprise et qu’elle est jugée inacceptable en toutes circonstances, cette politique l’indique clairement. En règle générale, nous attendons des personnes qu’elles jugent de manière raisonnable et informée si une situation est éthique et susceptible d’être acceptée par Hyphen, et qu’elles demandent conseil à d’autres personnes au sein de Hyphen lorsqu’elles ne sont pas sûres.

Responsabilités
L’équipe de direction de Hyphen doit :

  • Donner l’exemple, en promouvant la conformité et l’éthique dans tous leurs comportements.
  • S’assurer que les personnes qui leur rendent compte comprennent les exigences de cette politique et disposent des ressources adéquates pour y répondre.
  • Contrôler la conformité et l’éthique au sein de leurs équipes et prendre les mesures nécessaires pour remédier à tout manquement.
  • Faire preuve d’une diligence raisonnable pour surveiller le comportement des tiers travaillant avec Hyphen afin de s’assurer qu’ils se comportent de manière éthique.
  • Soutenir les employés qui soulèvent des questions ou des inquiétudes concernant des problèmes éthiques au sein de Hyphen et des personnes avec lesquelles nous travaillons.

Les employés, les agents, les contractants, les sous-traitants, les consultants, les partenaires commerciaux et toute autre partie (y compris les personnes physiques, les partenariats et les personnes morales) associés à Hyphen sont tenus de.. :

  • Travailler dans le respect de la lettre et de l’esprit de la présente politique et des procédures connexes.
  • Demandez à un membre de l’équipe de direction s’il a des doutes sur un aspect de cette politique.
  • porter à l’attention d’un directeur tout soupçon de violation de la politique par un autre membre de Hyphen. Pour savoir si vous devez parler d’une infraction présumée, vous devez vous poser quelques questions simples :
    • L’action est-elle légale ?
    • Est-il conforme à la politique d’éthique commerciale de Hyphen ?
    • Cela expose-t-il Hyphen à des risques inacceptables ?
    • Est-il conforme aux valeurs du Hyphen ?
    • Répond-il aux engagements et aux garanties que nous avons pris envers les autres ?
    • Qu’en penserait-on si l’information était rendue publique ?
    • Cela vous semble-t-il juste ?

Outre le respect de cette politique, chacun chez Hyphen est censé faire preuve de discernement et de bon sens, afin que ses actions ne compromettent jamais notre réputation d’entreprise responsable.

Principes

Nous nous engageons à respecter les principes clés de la responsabilité d’entreprise, conformément aux valeurs de notre entreprise, afin de mener à bien notre travail et notre mission. Ceux-ci ne sont jamais compromis et sont fondamentaux pour notre comportement d’entreprise responsable. Nous croyons en :

  • Honnêteté, intégrité et confiance
  • Loyauté et équité
  • Respect des autres
  • Un engagement en faveur de l’excellence
  • Respecter la loi relative à nos activités commerciales
  • Responsabilité et réputation

Opérations internationales

Nous reconnaissons que nos relations avec les clients, les fournisseurs et entre nous se déroulent souvent dans des cultures aux normes et valeurs différentes. Nous reconnaissons également que les lois varient d’un pays à l’autre. Chacun d’entre nous est tenu de connaître et de respecter les lois qui s’appliquent à son lieu de travail, mais il arrive que notre façon de travailler aille plus loin que la législation existante. Notre politique d’éthique professionnelle définit donc les normes universelles de comportement individuel et collectif que nous appliquerons à toutes nos activités, dans l’ensemble de Hyphen, dans toutes nos opérations, quelle que soit leur localisation géographique. En cas de différences dues à la culture, aux lois ou aux réglementations locales, le personnel de Hyphen est tenu d’adhérer au principe et à l’esprit de cette politique ainsi qu’aux exigences locales.

Travailler comme un seul Hyphen, nos valeurs en pratique

Chez Hyphen, nous exigeons des normes éthiques de la part de nos clients et de nos fournisseurs, et nous devons à notre tour faire preuve des normes éthiques les plus élevées. Nous devons non seulement être justes et honnêtes dans nos relations, mais aussi éviter tout comportement susceptible d’être mal interprété.
Certaines normes sont universellement applicables et nous attendons de toutes les personnes avec lesquelles Hyphen entretient des relations commerciales qu’elles respectent ces normes. Nous n’accepterons pas de commissions qui, à notre avis, risquent d’endommager irrémédiablement l’environnement, de constituer une infraction pénale, de saper des structures sociales efficaces ou de nous engager avec des entreprises, des autorités ou dans des pays qui sont parties prenantes à la violation des droits de l’homme.

Nous attendons de nos clients, de notre personnel et de nos fournisseurs qu’ils respectent naturellement nos normes éthiques dans le contexte de leur propre culture. Nos relations avec notre personnel, nos clients et nos fournisseurs sont fondées sur le principe de la loyauté et de l’honnêteté, à tout moment et de quelque manière que ce soit. Nous attendons spécifiquement de nos clients et de nos fournisseurs qu’ils appliquent le même principe d’équité et d’honnêteté à toutes les autres personnes avec lesquelles ils font des affaires, y compris les employés, les sous-traitants et les autres tiers. Nous ne travaillerons pas avec des entreprises susceptibles de compromettre nos propres normes éthiques. Le conseil d’administration de Hyphen prendra une décision finale sur toutes nos relations commerciales avec des entreprises spécifiques.

Tous les membres de notre cabinet sont conscients que leur contribution est essentielle à la réussite des projets que nous entreprenons ensemble pour nos clients, et que leurs actions doivent refléter les normes les plus élevées en matière de comportement éthique. Tous les membres de notre entreprise et ceux avec qui nous travaillons sont traités sur un pied d’égalité. Nous ne sommes pas prêts à compromettre nos principes éthiques pour le profit.
Tous les employés sont tenus de respecter les principes énoncés dans le code de déontologie du Chartered Institute of Procurement and Supply. Ces principes sont les suivants

  • Maintenir le plus haut niveau d’intégrité dans toutes nos relations d’affaires.
  • Rejeter toute pratique commerciale qui pourrait raisonnablement être considérée comme inappropriée.
  • Les individus ne doivent jamais utiliser leur autorité ou leur position à des fins personnelles.
  • Améliorer la compétence et la stature de la profession en acquérant et en appliquant les connaissances de la manière la plus appropriée.
  • Promouvoir les normes les plus élevées de compétence professionnelle parmi les personnes dont les individus sont responsables.
  • Optimiser l’utilisation des ressources sur lesquelles les individus ont une influence au profit de leur organisation.
  • Pour se conformer à la lettre et à l’esprit du :
    • le droit des pays dans lesquels nous exerçons
    • obligations contractuelles convenues
    • les conseils des organismes professionnels auprès desquels nous sommes enregistrés
  • Déclarer tout intérêt personnel susceptible d’affecter, ou d’être perçu par d’autres comme affectant, l’impartialité ou la prise de décision d’un individu.
  • Veiller à ce que les informations fournies par les individus dans le cadre de leur travail soient exactes.
  • Respecter la confidentialité des informations reçues par les personnes et ne jamais les utiliser à des fins personnelles.
  • S’efforcer de mettre en place une concurrence authentique, équitable et transparente.
  • Ne pas accepter ou offrir d’incitations ou de cadeaux, autres que des objets de faible valeur comme indiqué dans notre politique de lutte contre la corruption.
  • Toujours déclarer l’offre ou l’acceptation de l’hospitalité et ne jamais permettre à l’hospitalité d’influencer une décision commerciale.
  • Rester impartial dans toutes les transactions commerciales et ne pas se laisser influencer par ceux qui ont des intérêts particuliers.

Régions géographiques restreintes
La sécurité de notre personnel passe avant tout. Toute personne travaillant pour Hyphen doit être en sécurité et se sentir en sécurité dans l’exercice de ses fonctions. Le conseil d’administration de Hyphen prendra une décision finale sur toute transaction commerciale dans des pays spécifiques. Nous ne travaillerons pas dans des pays où nous considérons que les normes éthiques sont insuffisantes.

Des rapports sûrs
Notre personnel doit pouvoir signaler en toute sécurité tout incident lié à un comportement non éthique, y compris un comportement qui n’est pas conforme à nos valeurs. Vous pouvez le faire en vous adressant à un membre de l’équipe de direction ou par le biais de notre politique de dénonciation. Le signalement peut se faire de manière confidentielle et anonyme.

Notre réputation
Nous ne mènerons pas d’activités susceptibles de nuire à notre réputation. Le conseil d’administration du Hyphen prendra une décision finale sur toute transaction commerciale susceptible de nuire à notre réputation. Nos décisions sont toujours prises sur la base de faits et non de rumeurs.

Nous devons exercer nos activités de manière efficace, équitable et raisonnable, avec intégrité. Il est du devoir de chaque employé de Hyphen de maintenir le plus haut niveau d’intégrité dans toutes ses relations professionnelles, tant internes qu’externes, en rejetant les pratiques qui pourraient être considérées comme inappropriées, afin de garantir que les employés et l’entreprise bénéficient de la confiance et du respect de tous.