Si te gusta trabajar en un entorno colaborativo y multicultural y buscas impulsar tu carrera profesional, buscamos personas experimentadas y entusiastas para unirse a nuestro estudio multinacional en expansión (clasificado entre World Architecture 100 firm), en Madrid, España.
Buscamos un/a Administrativo/a a media jornada (4 horas al día), que dé soporte a oficina con responsabilidades administrativas. Esta persona será clave para garantizar el buen funcionamiento operativo de la oficina y facilitar la gestión ejecutiva.
Responsabilidades
Funciones Administrativas y Soporte Operativo (50%)
Administración y Office Management:
- Gestión documental general: archivo digital, orden y mantenimiento de documentación corporativa.
- Atención de llamadas, correos generales y recepción de visitas.
- Gestión y coordinación con proveedores internos y externos (mensajería, mantenimiento, limpieza, suministros).
- Control y pedidos de material de oficina.
- Organización logística de reuniones internas y apoyo a pequeños eventos corporativos.
Soporte a Administración y Finanzas:
(Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de Finanzas)
- Gestión y registro de facturas: recepción, revisión básica, clasificación y seguimiento de su aprobación interna.
- Control de gastos: actualización de cuadros de seguimiento, revisión de notas de gasto y apoyo en presupuestos.
- Coordinación con proveedores: solicitud de presupuestos, resolución de incidencias de facturación y mantenimiento de bases de datos.
- Archivo y documentación financiera: digitalización, organización de contratos y soporte en auditorías (recopilación de facturas, justificantes y documentación).
- Elaboración de reportes sencillos y apoyo en tareas del cierre mensual relacionadas con gastos y facturación
Soporte a Recursos Humanos:
(Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de RRHH)
- Gestión documental de altas, bajas y variaciones, incluyendo la preparación y envío de información a la asesoría laboral.
- Gestión y archivo de documentación de PRL y Health & Safety, asegurando que cada empleado tiene su certificado actualizado.
- Coordinación con el servicio de prevención para cursos obligatorios, formaciones y renovaciones.
- Preparación de materiales de onboarding:
- Bienvenida y documentación.
- Packs de incorporación.
- Recepción, custodia y entrega de equipos electrónicos, coordinación con sistemas y mantenimiento del inventario actualizado (ordenadores, periféricos, teléfonos, etc.).
- Apoyo en el control de ausencias, vacaciones y registro horario, únicamente a nivel documental.
Requisitos y experiencia
Formación
- Formación Profesional, Ciclo Formativo o Grado en Administración, Gestión de Empresas, RRHH o similar.
Experiencia
- Entre 2 y 3 años de experiencia en funciones administrativas.
- Valorable experiencia previa como Asistente de Dirección/PA.
- Experiencia previa en entornos de oficina con multitarea y trato con proveedores.
- Valorable experiencia gestionando inventario IT o procesos de onboarding.
- Nivel de Inglés = B2
Competencias
- Organización, orden, método y alto nivel de detalle.
- Capacidad multitarea y gestión eficaz del tiempo.
- Discreción y profesionalidad extrema.
- Excelente comunicación interpersonal.
- Dominio de Microsoft 365.
- Proactividad, autonomía y capacidad de anticipación.
- Habilidad para coordinar tareas entre diferentes áreas.
Condiciones
- Incorporación: Según disponibilidad.
- Jornada: Media Jornada (50%)
- Distribución funcional: Administración/Oficina/RRHH
- Ubicación: Madrid.
- Modalidad: Presencial o híbrida (según política).
- Dependencia: Directora
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